Solicitar los materiales utilizados en la lista de suministros de oficina es una práctica común. Cuando se trata de gestionar y hacer un seguimiento de las solicitudes de suministros de oficina, se necesita una forma sistemática de tratar esas solicitudes.
Cada empleado necesita el equipo básico necesario para ayudarle a hacer bien su trabajo. Ya sea un nuevo ordenador, portátil, pantalla, teclado, ratón, smartphone, impresora y más, dependiendo de las necesidades del trabajo. Pero, imagínese que si tienen que venir a usted cada vez que necesitan comprar un equipo, usted se verá abrumado con una cantidad excesiva de solicitudes.
Además, todas las solicitudes deben contar con la aprobación del gerente de cada empleado. Cuando sus empleados solicitan artículos para la compra, usted debe validarlos con su gerente. Una vez validados, usted entonces ordenará sus solicitudes. Repetir este proceso una y otra vez puede ser frustrante, ¿no?
¿Cuál es la manera sistemática vender materiales de oficina?
Para evitar molestias innecesarias, deje que sus empleados rellenen un formulario de solicitud de suministro. De esta manera, puede registrar todas las solicitudes realizadas en un solo lugar y realizar un seguimiento más fácil. Hay varios elementos que puede incluir en el formulario de solicitud para ayudarle a gestionar mejor esas solicitudes:
Si bien el uso de una hoja de cálculo tradicional como formulario de solicitud es una práctica común, no existe realmente una forma factible de que varias personas colaboren en el mismo documento al mismo tiempo. Por lo tanto, puede ser complicado cuando los empleados y su gerente acceden al documento al mismo tiempo.
Usar las herramientas en línea
Con las herramientas de colaboración en línea, sus empleados pueden enviar sus solicitudes, su gerente las valida y usted puede hacer un seguimiento de las solicitudes y del estado de validación fácilmente antes de ordenar los artículos solicitados.
Para ayudarle a manejar su lista de inventario de suministros de oficina más fácilmente. Puede hacer un seguimiento de la frecuencia de pedidos de todos los artículos, la fecha de entrega, el tiempo que tarda en llegar un pedido y mucho más.
Con esta tabla, sus empleados pueden presentar sus solicitudes y su superior las valida. Por ejemplo, los empleados pueden solicitar material de oficina, como equipos informáticos, especificando la marca del artículo, la descripción, el precio y adjuntando fotos y enlaces.
Puede personalizar esta tabla para que se ajuste a sus necesidades! Cambie o incluya cualquier elemento que corresponda a su procedimiento específico.
Es posible que desee ir más allá haciendo que la columna de validación del administrador sea de sólo lectura para los solicitantes. Entonces, opte por la versión para empresas. Una tabla en excel puede pertenecer a varios propietarios. Por lo tanto, como propietarios de la tabla, usted y el administrador que valida las solicitudes pueden editar la columna que se lee sólo para los solicitantes.
Compañías en línea como www.selfpaper.com ya manejan una base de datos de materiales de oficina para la selección de precios.
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